Raporun genel olarak iki işlevi vardır: İşletme durumunu bildirmek ve iç iletişim aracı görevi üstlenmek. Raporlar işyeri planlama sürecinin bir parçası olup her türlü veri ve bilgiyi sağlama araçlarıdır. Diğer görevleri ise şeffaflık sağlamak ve sorunların hızlı bir şekilde çözülmesine yardımcı olmaktır. Bu anlamda işletmelerin kullandıkları çeşitli rapor türleri, pazarlama araştırmaları, finansal planlama, müşteri hizmetleri incelemeleri, risk yönetimi, kriz yönetimi vb. gibidir.
Hemen hemen bütün şirketlerin periyodik raporlamalara ihtiyaçları vardır.(Günlük, haftalık, aylık, yıllık gibi) Hangi raporlara ihtiyaç duyulduğunun belirlenmesi, uygun rapor görselleri ve hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğunun belirlenmiş olması bu raporlara ihtiyaç duyulduğunda doğru bir şekilde alınacağı anlamına gelmez. Bunun için şirket veri tabanında bu bilgilerin tutulması, erişilebilir olması ve veri tabanı yönetiminin doğru bir şekilde yapılıyor olması gerekmektedir.
Veri ve Veri tabanı Yönetimi:
Bir araştırmanın ana öğesi yada bir problemi çözmek için gerekli değerler bütününe veri denir. Bu anlamda şirket planları yenilemeleri, müşteri kitleleri değişikliği, yeni ürün çıkartılmasında gerekli olan bilgilerin belirli sistemlerde tutulmasında veri altyapısına ihtiyaç duyulmaktadır. Veri tabanı verilerin saklanması ve paylaşımı için oluşturulan dijital bir altyapıdır. Veri tabanı hem bilgilerin tutulduğu hem de bunların birbirleriyle ilişkilerinin tutulduğu yerdir. Veri tabanı yönetimi doğru bir şekilde uygulanırsa maliyetler azalır, tedarik zinciri artar ve şirketin büyümesi ve gelişmesi için alt yapı oluşturur. Veri ambarı ise veri tabanında saklanan verilerin gruplanması, daha anlaşılır datalar haline getirilmesi ve raporlara daha hızlı ulaşılabilme gerekliliğinden doğmuş bir kavramdır.
İş zekası; İş amaçları için ham veriyi anlamlı ve kullanışlı bilgiye dönüştüren teorilerin, yöntemlerin, süreçlerin, mimarilerin ve teknolojilerin bir kümesidir. İş zekasının temel bileşeni ise raporlardır.
İş zekasının kapsamına raporlamalar için gerekli tüm süreçler girmektedir. Bunlar kısaca; Veri analizi, raporlama için gerekli tüm analiz süreçleri, ihtiyaçların belirlenmesi, raporların hazırlanması ve kontrolleri, mimarı tasarım ve teknik çözümler olarak sıralanabilir.
Sonuç olarak iyi bir veri ambarı ve iş zekası yönetimi ile veriler otomatik hale getirildiğinde, özellikle kriz dönemlerinde, hızlı karar alabilmek için istenilen bilgilere ve raporlara hızlıca ulaşabilir ve bu raporlardaki bilgiler daha güvenilir hale gelir.
